Blog Listesi

Yalın İK Örnekleri – Genel İK Yönetimi

Önceki yazımda Yalın İK kavramından bahsetmiş, “Yalın Yönetim” ve “Yalın Üretim” kavramlarından “Yalın İK” kavramının nasıl oluştuğunu açıklamaya çalışmış, birkaç örnek de vermiştim bu konu ile ilgili.

İK süreçleri bazında aynı formatta yalın İK yönetimi örneklerini nasıl toparlayabilirim diye araştırırken https://goleansixsigma.com adresinde gördüğüm “8 wastes check sheet” adlı bir tablo çok ilgimi çekti. İK alanında ve ilgili başka birçok alanda “Yalın İK” kavramına katkıda bulunan ya da zarar getiren birçok örneklemenin yapılabilmesi için çok yararlı olacağını düşündüm bu tablonun. O nedenle, öncelikle bu 8 gereksizlik ya da israf konusunu listeleyen tablonun bu israf konularını üretim ve yönetim konuları kapsamında verilen örnekleri ile açıklayan ilk üç kolonunu İngilizce isimleri ile birlikte paylaşmak istedim.

	İsraf Konusu	Açıklama	Örnekler
D	Defects à Hatalar	Hatalı ya da eksik bilgi, ürün ya da hizmet	Hatalı uygulamalar Bozuk parçalar Uzayan süreler, kaçırılan tarihler
O	Overproduction à Fazla İmalat	Bir şeyi gerektiğinden fazla, erken ya da hızlı yapmak	Fazla rapor kopyaları Gereksiz stok Mesajların herkese gönderilmesi
W	Waiting à Bekleme	Bilgi, malzeme ya da insan için beklemek	Onaylar için beklemek Malzeme için beklemek Büyük malzeme partileri için beklemek
N	Non-utilized Talent à Kullanılmayan Yetenek	Çalışanların bilgi, deneyim ya da yetkinliklerini doğru kullanamamak	Karar veremeyen çalışanlar Eğitimsiz çalışanlar Vasıfsız işler yapan vasıflı çalışanlar
T	Transportation à Dolaşım	Bilgi ya da malzemenin gereksiz dolaşımı	Fonksiyonlar arasında aktarımlar Birden fazla gereksiz inceleme / onay Mesajların sürekli gidip gelmesi
I	Inventory à Birikim	Bir noktada bilgi ya da malzemenin gerektiğinden fazla birikmesi	Gereksiz ara stoklar Girilecek bilgilerin birikmesi Verilerin gerektiğinden fazla süre ile tutulması
M	Motion à Hareket	Çalışanlarca yapılan katma değer yaratmayan hareket ya da faaliyetler	Gerektiğinden fazla tekrar işlem Malzemeler / Hatlar arasında gereksiz dolaşma Bir uygulamadan diğer uygulamaya sürekli geçiş
E	Extra-Processing à Fazla İşlem	Katma değer yaratmayan gereksiz işlemler	Fazladan formatlama, fazladan bilgi sahaları Gereksiz özellikler, gereksiz ayrıntılar Gereksiz kullanılmayan raporlar

Aslında açıklama ve örnekler kolonlarında gördüğünüz şeyler İK’dan çok da uzakta olan kavramlar değil. Belki malzeme, parça, stok gibi kelimeleri çıkartsak genel anlamda bu tablo İK için de geçerli olacak diyebiliriz. Bu tablonun orijinal halinde, en başta tablonun hangi süreç için hangi tarihte hazırlandığı belirtilip, bir sonraki kolonunda bu israfın mevcut durumda ne seviyede olduğu, en son kolonda da üzerine düşülüp çözüm geliştirilmesi gereken konuların da neler olduğu sıralanıyor. Ben, İK süreçlerini belli ana gruplara ayırıp tablonun ilk üç kolonunu bu gruplar özelinde gittikçe daha ayrıntıya inecek açıklamalar ile doldurmak istiyorum bu ve sonraki yazılarımda. Eğer sizler de bu tabloları örnek olarak alıp o süreçlerdeki mevcut durumunuzu analiz edip çözümler geliştirirseniz, kurumunuza çok yararlı sonuçlar elde edebileceğinizi düşünüyorum. Aşağıdaki tablo bu amaçla geliştirdiğim ilk tablo. Doğal olarak İK yönetimine önce genel anlamda bir bakmak istiyorum.

KONU: İnsan Kaynakları Yönetimi – Genel Konular
	İsraf Konusu	Örnek Çözüm Gerektiren Konular
D	Defects à Hatalar	Organizasyon yapısı hakkında hızlı ulaşılabilecek, tüm kurum ile gereğinde paylaşılabilecek net bilgilerin bulunmaması, hatalı olması ya da güncel tutulamaması Çalışanlar hakkında hızlı ulaşılabilecek, tüm kurum ile de gereğinde paylaşılabilecek net bilgilerin bulunmaması, hatalı olması ya da güncel tutulamaması Kurumun dönemsel hedefleri ve İK yönetim planlarının eksik yapılması ya da güncellenmemesi; bu bilgilerin ilgili kişiler ile paylaşılmaması Yapılan işlemler ve süreçler bazında rapor formatlarının, hazırlama dönemlerinin ve dağılım bilgilerinin tanımlanmamış olması İK ile ilgili süreçlerin her süreç bazında; kontrol noktaları ve istisna konuları ile birlikte başlangıç, onay ve bitiş adımlarının net olarak belirlenmemiş ya da bu süreçlerin ilgili kişilere net olarak iletilememiş olması İK ile ilgili süreçlerin takvime bağlanamaması, takvime bağlanan işlerin kurum ile düzgün ve net bir şekilde paylaşılamaması Takvime bağlı İK süreçlerinin takvim içinde ya da kullanılabilir net sonuçlar ile tamamlanamaması, sonuçların ilgili kişilere almaları gereken aksiyonlar ile birlikte net ve zamanında iletilememesi Tüm bu bilgilerin toplanmasında, işlenmesinde ve dağıtımında kullanılan bilgi sistemlerinin ve yazılımların hatalı ya da eksik çalışıyor olması
O	Overproduction à Fazla İmalat	İK ile ilgili - özellikle hassas bilgi içeren - raporların gereğinden fazla kopya halinde hazırlanıp gereğinden fazla / ilgisiz / yetkisiz kişi ya da makamlar ile paylaşılıyor olması Organizasyon yapısı, çalışanlar ya da adaylar ile ilgili sistemde hiç işe yaramayan, kullanılmayan, güncel olmayan eski / gereksiz bilgilerin tutulması ve işlenmeye devam etmesi Sistemden süreçler / güncellemeler sonucunda otomatik hazırlanan ya da elle gönderilen elektronik posta mesajlarının gereksiz zamanlarda, ilgisiz ya da yetkisiz kişilere de gönderiliyor olması
W	Waiting à Bekleme	Yapılan işlemler için sistemde gereğinden fazla bekleniyor olması Sistemden alınacak sonuçlar için gereğinden fazla bekleniyor olması Süreç adımları içinde çeşitli nedenlerle kilitlenmeler ve beklemelerin oluşması, delegasyon ve benzeri yöntemlerle süreçlere akışkanlık kazandırılmamış olması Süreç adımları arasında karar vermek için gerekli bilgilerin uzun zamanda toplanabilmesi, dolayısı ile onaylar için uzun süreler beklenmesi Toplu karar, onay ya da hesaplama işlemlerinde elle yapılması gereken çalışmalar olması nedeniyle, ya da sistemin iyi çalışmaması nedeni ile uzun süreli beklemelerin yaşanması
N	Non-utilized Talent à Kullanılmayan Yetenek	İşlemler esnasında ya da süreç adımlarında ilgili çalışan ya da yetkililerin hızlı ve doğru karar verebilecekleri mekanizmaların çalıştırılmaması; bilgi ya da yetki / sorumluluk eksiklikleri nedeni ile karar vermede sahipsizlik yaşanması Çalışanların yaptıkları işlerde gerekli eğitimleri almamış, bu nedenle de işlerini tam olarak nasıl yapacakları konusunda yeterli bilgi ve beceri ile donatılmamış olması Çalışanların ya da yöneticilerin yeteneklerine uygun iş tanımları yerine kurum için daha az etkin ve verimli olacakları görevlerde yeteneklerine uygun olmayan işlemler ile gereksiz zaman kaybediyor olmaları
T	Transportation à Dolaşım	Temel İK süreçleri arasında gereksiz gidiş gelişlerin ve tekrar işlemlerin yapılması Süreçlerde çok da ihtiyaç duyulmayan onay adımlarının bulunması; sistem tarafından yapılabilecek otomatik kontrollerin elle yapılarak vakit ve netlik kaybettiren ek işlemlerin yürütülmesi Süreç adımları arasında işlem adımlarının sırası ve bilgi aktarımındaki eksikler nedeni ile bir işlemin gereğinden fazla farklı makam ya da çalışan arasında dolaştırılması
I	Inventory à Birikim	Bilgi sistemlerinden, iş akış sistemlerinden ve elektronik imzalardan yararlanılmaması nedeni ile özellikle imza gerektiren formların ve dış mercilerden toplanan evraklarının asıl kopyalarının arşivde tutulması ihtiyacı nedeni ile ciddi bir evrak stoku ihtiyacının ortaya çıkması. Bu stokun gereksiz biçimde yönetilmesi için ekstra masraf ve kadronun ortaya çıkması. Bilgi giriş noktalarının iyi düzenlenmemesi nedeni ile sisteme girilecek bilgilerin ve bilgi değişikliklerinin beklemesi ve belli noktalarda birikmeye başlaması, güncelliğin yitirilmesi Verilerin gerektiğinden fazla süre ile sistemde tutulması, sistemde yavaşlamaya ve gereksiz bilgilerin işlenmesinden dolayı süreçlerde karışıklıklara sebep olunması
M	Motion à Hareket	Aynı ya da benzer işlemlerin birbirine bağlı olması ve veri paylaşması gereken süreçlerde bilgi ve karar akışının fazlaca git-gel ’e yol açması Farklı uygulamalar kullanılıyor olması nedeni ile birbirlerine geçişli işlemlerde bir uygulamadan diğer uygulamaya sürekli geçiş ihtiyacının ortaya çıkması
E	Extra-Processing à Fazla İşlem	Aynı ya da benzer işlemlerde farklı birimlerin süreçlerinde farklı uygulamalar kullanılması ve birimler arası silo yapılar nedeni ile işlemlerin farklı birimlerde tekrarlanıyor olması Uygulamalarda ve süreçlerde aslında sonuç karara etki etmeyecek lüzumsuz verilerin tutulması ve bunlar üzerinde işlemlerin yapılması

Yukarıdaki bazı örnekleri yazarken ifade edebilmek açısından zorlandım. Yazıyı okuduğunuzda siz de fark etmiş olabilirsiniz. Temel olarak, bazı israf kalemlerinde aynı ya da çok benzer konuları örnek vermem gerekti. Ancak, birinde tek bir işi yapmak için gerekli işlemin adedinden bahsederken, diğerinde işlemin aldığı sürenin uzaması, bir başkasında aynı işlemin farklı noktalarda tekrarlaması ya da o işlem için gerekli bilgilerin eksikliği gibi farklı ayrıntılardan bahsetmeye çalıştım. Sonraki yazılarımda her temel İK sürecinde örneklerin ayrıntılarına girerken bu nokta biraz daha açıklığa kavuşmuş olur diye düşünüyorum.

Kavramı biraz daha içselleştirebilmek adına bir de tüm satırların başında o israf kalemi ile ilgili baş harflerden oluşan ve aşağı doğru okunan “DOWNTIME” ya da benim yorumlamam ile “ZAMAN KAYBI” kavramını aklımızda tutmamız gerekiyor. Tüm bunları yaparak İK biriminin bütün olarak yalınlaştığını işte bu olgunun yani zaman kaybının tüm İK süreçlerinde ve dolayısı ile kurum genelinde minimum seviyelere indirilmesini amaçlıyoruz. Tabii konu sadece zaman değil, bir de kalite var. Ne kadar yalınlaşırsak, o kadar hızlı ve kaliteli iş çıkartabiliriz.

Buradaki en önemli noktalardan biri de “YALINLAŞMA” ile “YÜZEYSELLEŞME” kavramlarını birbirinden ayrı tutmaya azami dikkat göstermemiz bence. Toplumsal hastalıklarımızdan biri bence “YÜZEYSELLEŞME” ve kesinlikle uzak durulması gereken salgın bir hastalık ne yazık ki.

Paylaş